Comment accueillir et accompagner des stagiaires en formation ?

Il me semble fondamental dans nos entreprises de se poser cette question sur comment accueillir et accompagner des stagiaires en formation ? J’aimerais vous donner quelques clés d’inspiration sur des bonnes pratiques et les écueils à éviter. Répondre à cette question, c’est co-construire une belle aventure humaine au sein de votre organisation (association, collectivité, entreprise privée…). Alors, partons en immersion sur les bonnes pratiques de l’accueil d’un.e stagiaire. Merci à Myriam pour son partage d’expérience sur le déroulement de son stage au sein de l’agence.

En immersion au sein de l’agence…

Bonjour, moi, c’est Myriam 23 ans et dans ma réflexion de transition professionnelle, j’ai eu le plaisir de partir en immersion lors d’un stage en compagnie d’Alexis. Il m’a gentiment ouvert les portes de son agence, et de son quotidien durant ses trois jours. Suivez-moi pas à pas…

Premier jour de stage et premières impressions…

Rendez-vous à 9H15 devant les bureaux de Radio G, curieux pour un premier jour, moi qui pensais passer ma journée devant un écran, il en a été tout autre.

« Mettez vos casques, on débute dans 30 secondes 3,2,1 ça enregistre ! »

Nous avons pris place devant le micro, casque sur les oreilles, texte en main, Alexis me brief sur la raison de notre présence. Il est l’invité de cette chronique et porte parole de l’association CELLA dont il est membre, qui regroupe trente-cinq autres entreprises basées sur le territoire du Maine-et-Loire.

Je découvre au travers de ses paroles un homme autant passionné que passionnant, qui a pour philosophie l’humain et le sens d’autrui, il dégage une bienveillance et une énergie positive. J’entre dans son univers et comprends rapidement sa vision de la communication tournée vers les autres. Une manière de créer et de communiquer qui s’inscrit dans l’éthique, comment produire moins de contenus, mais plus qualitatif et impactant pour le public, intégrer les valeurs humaines au sein de sa stratégie. J’en apprends plus également sur son parcours, et son cheminement personnel.

De retour à l’agence, l’après-midi se déroule sous le thème de la pratique, avec pour exercice une maquette à reproduire sur le logiciel InDesign. Les explications d’Alexis en note, je me lance en totale autonomie, les trente premières minutes, je me familiarise… je suis un peu perdue. Je prends vite la main et mets en application. Peu à peu ça prend forme. Je finis par apprécier. La journée s’achève sur un débriefe, nous échangeons et reprenons certains points abordés, je prends note de ces précieux conseils. J’ai un aperçu du planning du lendemain qui s’annonce d’autant plus enrichissant.

Deuxième jour de stage, restons connectés !

Cette journée débute à l’agence, je retrouve Alexis déjà connecté devant son écran, je prends place et nous poursuivons sur une idée dont il m’avait fait part, rédiger un article pour son site. À l’entente de ces termes, la pression commence à monter, pour une stagiaire qui ne s’est jamais essayée à l’exercice, je suis enchantée à l’idée de pouvoir me prêter au jeu.

Les consignes sont simples avec une ligne éditoriale claire : immerger mon lecteur dans mon vécu. A travers un témoignage honnête, sans langue de bois. C’est une bonne mise en situation qui me permet de mettre en pratique, l’apprentissage du SEO (référencement naturel), et les outils pratiques tels que Ubber suggest. Je découvre l’importance de choisir et manier ses mots dans une logique de stratégie digitale.

Au cœur de la culture Internet se terre une force qui entend tout apprendre de vous.

Andrew Grove

Nous prenons direction du Centre de Congrès, fin de matinée, dans le cadre de la Connected Week angevine, événement annuel qui regroupe conférences, ateliers et rencontres professionnelles. Cet événement met en lumières les bonnes pratiques dans les domaines du digital et de l’innovation. Le programme débute avec une simulation de cyberattaque vécue en temps réel, étapes par étapes on suit le codage d’un malware et d’un cheval de Troie. La démarche assez impressionnante nous permet de comprendre comment s’y prend un pirate informatique pour programmer ses attaques, et comme nous avons pu le constater, avec une facilité déconcertante.

La deuxième partie du programme nous avons abordé la question de la qualité de vie au travail dans un monde qui tend vers le numérique, et comment optimiser sa stratégie B to B simple, et rentable. La qualité des intervenants et des échanges m’apporte des points de vue et stratégies différentes sur la façon de penser et de travailler dans le digital. Une bonne ouverture qui me permet d’étayer ma réflexion sur ma démarche de transition professionnelle.

L’importance ici, est de se tenir informé, l’évolution du monde digitale étant quasi-constante, j’apprends qu’au sein des métiers de communications le digitale tend à occuper une place plus importante, voir primordial dans le futur. Une ouverture d’esprit et la connaissance de ces sujets sont essentielles, que ce soit par le biais de formation, conférences, ou en allant à la rencontre d’experts dans ces domaines.

La rencontre avec l’autre, à l’image de la philosophie d’Alexis est un fondamental dans ce métier, aller chercher le contacte avec d’autres personnes présentes. Partager ses opinions, son expertise, être ouvert au débat et ouvert sur le monde, permet de constituer un réseau, et créer de potentielles opportunités.

Je ressors de cette journée avec des connaissances plein la tête, les rencontres faites au cours de la journée, et les échanges avec Alexis me conforte dans la vision que j’ai de la communication et des métiers du digital, on n’a jamais le temps de s’ennuyer et on a toujours plus à apprendre.

Troisième jour de stage, c’est déjà la fin ?

Nous nous retrouvons ce matin à l’agence, je profite de ce temps en autonomie afin d’avancer sur mon article, cela me permet de faire une rétrospection sur ses trois jours passés au sein de l’agence. Je me rends compte que le temps est passé à une vitesse lumière. L’idée que je me faisais d’un stage d’immersion a été déconstruite pour le mieux. On a souvent en tant que stagiaire des aprioris sur le monde du travail en général et le milieu de la communication, peur de ne pas être intégré ou ne pas être pris au sérieux.

Nous nous penchons sur la construction de l’article avec pour exercice comment intégrer des images de manière stratégique et harmonieuse afin d’illustrer mon témoignage. La seconde étape est de créer un poste sur les réseaux sociaux LinkedIn et Facebook afin de partager à son audience cette expérience et de potentiellement rediriger vers le site web et l’article pour en découvrir davantage.

Le terme accueillir prend tout son sens pour moi, avec cette expérience. Alexis a pris le temps d’être à l’écoute sur ma vision et mes projets sans jamais les contredire, il a apporté son point de vue et son expérience enrichissante ainsi que sa pédagogie qui me permette de repartir avec des clés supplémentaires pour poursuivre sur ma réflexion.

Cet article pourra, je l’espère représenter de manière positive ce qu’est le stage d’immersion, qui aura été pour moi très bénéfique dans son ensemble, humainement parlant et dans l’optique de reconversion professionnelle. Je pense avec le recul que sans cela mon cheminement n’aurais pas été le même, je peux désormais avoir une vison plus claire du chemin professionnel auquel j’aspire. Il est parfois nécessaire de partir à la découverte pour mieux se (re) trouver.

Témoignage de Myriam durant son stage de découverte au sein de l’agence Desjeux Créations

Pourquoi accueillir un stagiaire en entreprise ?

Répondre à cette question me semble stratégique pour que le stage se déroule au mieux. Pour vous et pour le stagiaire. Le stage, quand il est bien organisé, c’est un double bénéfice ; d’une part pour le stagiaire, d’autre part pour l’entreprise.

Du point de vue du stagiaire c’est l’occasion d’apprendre, de se confronter au marché du travail, et mettre en pratique ses connaissances professionnels.

• Découvrir le monde de l’entreprise: Le stage permet d’aborder le monde en entreprise, de comprendre son fonctionnement ses codes, et l’évolution au sein d’une équipe.

• Préciser son projet professionnel: Confronter ses doutes face à son avenir professionnel, le stage permet d’affiner sa recherche, en confortant ses aspirations, ou en revoyant ses projets.

• Passer de la théorie à la pratique: En tant qu’étudiant ou jeune actif on acquiert des connaissances par le biais des études parfois trop théorique, rien ne remplace un stage en milieu pour acquérir des compétences professionnelles.

• Développer son réseau: En effectuant son stage en entreprise c’est l’occasion idéale pour créer un réseau professionnel, et garder contact avec l’entreprise et les personnes rencontrés.

Quels sont les bénéfices pour l’entreprise d’accueillir d’un stagiaire ?

Du point de vue de l’entreprise, les bénéfices sont nombreux également, quand le stage est fait dans les bonnes conditions :

• Bénéficier d’un regard extérieur : Le ou la stagiaire ne connaît que partiellement l’entreprise, il va donc avoir un regard neuf et critique sur vos pratiques. Sans aprioris, le stagiaire en entreprise, devrait vous faire sortir de votre zone de confort…

• Une énergie sereine et vivifiante : Le stagiaire est parfois « jeune » et son dynamisme, son enthousiasme sont un moteur pour vos équipes. La vibration d’un stagiaire peut être contagieuse et revitalisante, même parmi les anciens membres les plus chevronnés de votre équipe.

• Source d’idées novatrices : Venant avec un point de vue extérieur, les stagiaires peuvent aussi être des sources d’idées novatrices qui inspirent les membres de votre équipe.

Comment faire pour que le stage se déroule bien ?

L’accueil d’un stagiaire au sein de son entreprise se prépare. Ne prenez pas à la légère ce temps de réflexion avec vos équipes pour appréhender au mieux les missions qui lui seront confiées et l’objectif du stage. Voici quelques conseils et bonnes pratiques pour un stage réussit (c’est mon point de vue 🙃, n’hésitez pas à faire vos commentaires et à partager vos expériences) :

1. Anticiper et donner un CAP : définir les objectifs et la feuille de route du stagiaire (ces missions, à l’instar d’un membre de votre équipe) et les rôles et fonctions de son tuteur. Contractualiser tout cela par écrit pour que chacun ait bien le même référentiel autour du projet à mettre en œuvre. Dans ce contrat, il est fondamental de décrire les modalités de fin de contrat et ce qui se passe en cas de litige. Comme pour un mariage, il faut prévoir les clause de séparation dés le début.
2. Accueillir et intégrer : réserver un bon accueil au stagiaire (on parle d’onboarding) avec un tuteur de référence et un lieu de travail et du matériel adapté. Un bon environnement favorise l’intégration et le bien être au taff. Expliciter clairement le fonctionnement de l’entreprise d’un point de vue pratique et fonctionnel et du point de vue des valeurs, l’ADN de votre organisation (plateforme de marque).
3. Accompagner et encadrer : un stagiaire est en mode « apprentissage » il n’est pas là pour remplacer un.e salarié.e. Votre rôle est donc bien de l’encadrer et de l’accompagner au sein de votre organisation. Il est donc fondamental de définir un tuteur avec vos équipes.
4. Expliciter clairement les limites et opportunité du stage : Dés le départ prenez le temps d’expliquer la marge de manœuvre du stagiaire. Quelle autonomie ? Sur quelles actions ? Quand se référer à son tuteur ? Comment je peux interagir avec les autres services ? Les modalités de fonctionnement avec mon tuteur ? Quoi faire en cas de litige ou de désaccord avec mon tuteur ?

Cas pratique avec le stage de myriam au sein de l’agence (notre rencontre a eu lieu grâce au site www.rencontreunprof.com que je vous recommande chaudement, un super outil pour aider toutes personnes en réflexion sur sa reconversion professioinnelle) :

1. Anticiper et donner un CAP : Un stage de découverte des métiers pour Myriam sur 3 jours. Une immersion pour mieux comprendre le métier de community manager et l’UX design.
2. Accueillir et intégrer : Le jour J nous avons présenter l’agence, ses valeurs, notre fonctionnement. Ainsi que le fonctionnement opérationnel : un bureau avec un PC connecté au serveur et à internet. La présentation des outils numériques de suivi de projet (evernote, drive…). Et le programme des 3 jours : prendre de la hauteur et comprendre ce qu’est une stratégie de communication et pourquoi je vais créer un site UX design ou animer une communauté sur les réseaux sociaux. Et une mise en pratique opérationnelle avec la mise en page avec indesign, un exercice de rédaction d’article sur le site de l’agence (wordpress), et un poste sur lindekin. Plus des RDV en extérieur pour s’ouvrir au monde.
3. Accompagner et encadrer : Pour chaque exercice il y a un brief le plus précis possible. Une part d’autonomie sur la réalisation. J’explicite clairement les enjeux de chaque exercice (objectif, cible, bénéfices, contraintes…). Un debrief sur les difficultés rencontrées et les plaisirs à faire (ou pas). C’est important d’analyser ce qui a été jouissif, de ce qui fut rébarbatif pour pouvoir cerner l’état d’esprit du stagiaire. Est-il en phase ou a t-il décrocher ? A chaque fin de journée on échange sur les hauts et les bas du quotidien et pour que la journée suivante on puisse ajuster si besoin. C’est ce que j’appelle avoir le sens de l’autre !
4. Expliciter clairement les limites et opportunité du stage : Dés le départ j’ai expliqué à Myriam qu’elle avait carte blanche pour trouver les bons mots pour ces postes et sa recherche d’image, tout en respectant le cahier des charges. Je lui ais également montrer des outis et des techniques d’aides à la réflexion. Comment trouver des idées ? Je lui ait également expliquer qu’elle aurait des moments d’autonomie où je ne serais pas présent au sein des locaux de l’agence. Donc, si elle a une difficulté ou un blocage, elle peut chercher une solution sur la toile ou elle écrit la difficulté et on en discute à mon retour.

Un grand MERCI à myriam pour son implication, son sens de l’autre, son écoute active et une vrai ENVIE de découvrir. Ta curiosité et ton engagement ont fait de se stage un chouette moment d’échange et de partage. MERCI également pour tes présents ludiques et oniriques qui m’ont particulièrement touchés.

Alexis Desjeux, gérant de l’agence et tuteur pendant ces quelques jours

Lire également le stage de Nora étudiante en communication et Mélina lycéenne en découverte.