Comment faire un cahier des charges pour un document PRINT ?

Quel que soit le document d’édition traditionnelle que vous souhaitez réaliser, il semble important de se poser les bonnes questions pour rédiger un cahier des charges pertinent. Ce cahier des charges PRINT va permettre à l’agence de publicité ou le graphiste créatif et à l’imprimeur de deviser au mieux votre projet.

Quel est l’objectif du cahier des charges pour un outils de com’ PRINT ?

C’est le descriptif de votre outils de com’ sur le fond et sur la forme (brochure, catalogue, carte de visite etc.). Il vous permet en tant que chargé(e) de communication de bien définir votre besoin. C’est le « fil rouge » qui servira de guide tout au long de la chaîne graphique. Le cahier des charges permet également à l’agence de com’ et à l’imprimeur de faire un devis & d’évaluer le temps nécessaire à la réalisation de votre outil de com’ traditionnel.

Le rôle du chargé(e) de com’ dans la réalisation du cahier des charges PRINT

Que vous souhaitiez réaliser un catalogue produit, un rapport d’activité, une carte de visite, un prospectus ou flyer publicitaire, une annonce presse, une affiche, un stand d’expostion, un roll’up, un flocage de véhicule, une enseigne de magasin… ou tout autre outil de com’ traditionnel votre rôle est bien de définir le projet et la forme du document. Bien entendu l’agence de com’ peut vous accompagner dans cette réflexion. (lire notre article sur l’agence de communication PRINT).

Les actions clés du chargé de communication :

• Définir l’objectif de l’outil de com’ en lien avec la stratégie (objectif, positionnement, cible, message) – date de parution (liée à un événement ou un besoin particulier comme le lancement de produit, la participation à un salon…).
• Définir le contenu rédactionnel (interne ou faire appel à un sous traitant (ST) suivant 3 critères le temps / le coût / la compétence) Le texte comprend : chemin de fer, traduction, légende photo, texte courant…
• Définir le contenu iconographique (photo(s) / dessin(s) / infographie)
  (interne ou ST)
• Rédiger l’appel d’offre pour obtenir un planning et un devis

Les 10 informations clés du cahier des charges PRINT

Quel que soit le support de communication voici les composants essentiels du descriptif technique (ou cahier des charges). Certaines infos sont utiles à l’agence et d’autres à l’imprimeur :

1. La Forme de votre document (3 grandes familles : brochure / livre, dépliant (chemise à rabat, dépliant…), fiche (tract, affiche, carte de visite carte postale…)
2. Le Format : ouvert et fini (format ouvert = format à plat / format fini = format une fois le document plié)
3. La pagination : Nombre de page toujours un multiple de 4 pour les brochures ou magazines
4. La Colorimétrie : quadrichromie (CMJN) et/ou pantone
5. Le façonnage : ex. 2 piqûres métal, dos carré collé, reliure spirale…
6. La finition : ex. vernis sélectif, pelliculage, dorure à chaud…
7. La Quantité (= à vos cibles)
8. Le Support : papier, carton, PVC, etc.
9. Le conditionnement : ex. en caisse carton, sous élastique, sous film rétractable
10. La livraison : ex. par courrier, par transporteur, par routage (envoi en nombre distribué par la poste), par coursier…

Les points de vigilance pour un cahier des charges PRINT optimum

Il est important dans le cahier des charges de bien demander comment sont gérés les droits à l’image. Ce droit à l’image permet de définir dans quel cadre l’entreprise peut ou non utiliser le logo, le visuel créé pour son document de communication traditionnel. Le droit à l’image est géré de 2 manières :

• Droit géré (limitation suivant les critères)
  – la durée d’exploitation,
  – la zone géographique,
  – l’importance du tirage
  – la nature du support (livre, affiche, film, internet…).
• Libre de droit
  Aucune limitation une fois l’image (dessin, logo, photo…) achetée pour un usage commercial (à but lucratif). Exemple pour un logo : coût de création graphique du logo et coût de cession des droits d’usages, idéalement en libre de droit avec fourniture des fichiers sources (.ai, vectoriel, jpeg, gif…) dans ces différents formats d’usage (print et web).

Quelques exemples de banque d’image : fotolia, corbis, getty image, shutterstock…

Modèles de cahier des charges pour des outils de communication PRINT

Quel que soit l’outil de com’ mis en place il faut valider qu’il respecte la charte graphique de votre entreprise (logo, code couleur, typographie). Exemple de charte graphique et logo. Voici quelques exemples de cahier des charges pour des outils de com’ traditionnels :

• Relations presse : dossier de presse, communiquer de presse (A4 – 135g satimat green), petit déjeuner de presse, le voyage de presse…
• Com’ interne : journal interne (A3 plié A4 – 135g satimat green) / flash d’info (A4 – 135g satimat green), revue de presse, rapport d’activité (A3 plié A4 – 135g satimat green pages intérieures et 250g couverture), le livre d’histoire ou commémoration, la ligne ouverte au personnel, les réunions, une convention…
• Com’externe : brochure commerciale, plaquette d’entreprise (chemise à rabat 215×307 mm fini – 350g satimat green), carton invitation (100×210 mm 350 g. satimat green ou papier de création), papeterie (carte de visite (54×85 mm 350g satimat green), Carte d Correspondance (100×210 mm 350g bristol), Tête de Lettre (210×297 mm 80g print speed)…
• Publicité : flyer, prospectus affiche (de A6 à A0 – 115g satimat green), annonce presse (suivant support), publi-rédactionnel…
• Signalétique : panneau d’affichage, enseigne, totem, flocage de véhicule, marquage textile…
• Événementiel : stand d’exposition et comptoir d’accueil ou d’hôtesse (3x4m Walltex 100% polyester 220gr m² 3 fils bloqués M1 – Fibre technique indéchirable, infroissable), winflag (format variable de 80 cm à 2m de haut – 110g de tissu maille bloquée ignifugé M1 & structure en fibre de verre), kakemono & roller banner (840×2040 mm – Polyester mat 325 gr/m² toile ou bache PVC norme incendie M1), segway, ballon lumineux…