Les clefs du succès pour faire et rédiger un apport annuel d’activité
Le rapport annuel d’activité est un outil de communication stratégique pour l’entreprise. Il permet de « JOUER la CARTE de la TRANSPARENCE » auprès de ses collaborateur.trice.s, actionnaires, business angel… Bien réalisé, le rapport annuel d’activité est à la croisée de la communication financière et institutionnelle, il doit être pensé dans une véritable STRATEGIE D’INFLUENCE. Voici quelques clés pour sa réussite.
Le rapport annuel d’activité professionnel ou commerciale ou rapport corporate, est un instrument d’évaluation et/ou de réflexion collective. C’est aussi souvent, une synthèse de l’activité, de la situation financière et en même temps une aide à la décision pour les managers et cadres de l’entreprise. Sa création a donc plusieurs avantages :
C’est aussi l’occasion de mettre en avant les valeurs et la philosophie de l’organisation, expliciter par des actions concrètes la plateforme de marque – ADN de votre entreprise, à travers par exemple, des témoignages sur la démarche RSE (responsabilité sociétale de l’entreprise), les actions de mécénats / sponsoring et tout ce qui fait l’ADN de la culture de l’entreprise / association / collectivité.
En fonction des entreprises ce document de référence est souvent en plusieurs langues. (lire notre expertise sur la communication internationale)
Vous souhaitez créer un rapport d’activité original et interactif ?
Étape 1 – Bien préciser l’objectif du rapport : Définir le(s) destinataire(s) du rapport et son objectif. Quels sont ses enjeux du rapport annuel / bilan / rapport financier ou rapport d’étude ? Quel est le contexte ? Quel cible (actionnaires, partenaires…) ? En plusieurs langues (traduction) ? Cette étape stratégique permet de donner du sens au rapport et de guider dans sa réalisation.
Étape 2 – Définir le plan du rapport (chemin de fer) : Le rapport est habituellement organisé selon un plan classique avec le contenu suivant : introduction, développement, conclusion. L’introduction du rapport renseigne le destinataire sur l’objet du rapport, sur la cause qui l’a motivé, sur son importance et son intérêt. Le développement du rapport s’articule en général en 3 parties :
La conclusion du rapport permet de donner une réponse à la question posée. Elle reprend les recommandations et met en avant la solution préconisée par l’auteur du rapport.
Étape 3 Définir le budget et l’échéancier d’action : A partir d’un appel d’offre ou d’une mise en concurrence (voir nos formations sur le pilotage des actions de com’) sélectionner les devis des différents intervenants pour la réalisation du rapport annuel et faites un prévisionnel budgétaire (agence de communication graphique, imprimeur, routeur – suivant la diffusion, traducteur, photographe…). Déterminez le planning et les délais de réalisation avec anticipation (lire notre article sur l’anticipation) en intégrant toutes les étapes : collecte d’info, rédaction, mise en page, prise de vue photo, traduction, relecture, fabrication et/ou mise en ligne (rapport annuel digital / ebook / flipbook) et diffusion (routage / envoi postal).
Témoignage client CRFTC sur notre expertise pour la réalisation du rapport d’activité
Étape 4 Collecter et traiter l’information nécessaire : Les sources d’informations sont nombreuses, tant en interne qu’en externe. Il semble important de solliciter le(s) expert(s) de l’entreprise ou de l’association pour recueillir les informations pertinentes sur chaque sujet et ainsi mobiliser les équipes autour d’un projet commun. D’autres éléments peuvent compléter l’information (entretiens, documentations, notes de lecture, comptes rendus, etc.) Il importe à cette étape d’être exhaustif sans se laisser submerger par les informations. Sélectionner les informations les plus pertinentes au regard de la demande et de l’objectif du rapport.
Étape 5 Rédiger le rapport : Les règles générales de rédaction des documents s’appliquent aussi aux rapports : phrases courtes, paragraphes bien structurés, vocabulaire compréhensible. Pour que le rapport soit facile à lire, il est important de soigner la forme à travers un texte clair. Si certains points demandent une explication complémentaire, n’hésitez pas à les renvoyer en annexe pour rendre la lecture du rapport annuel ou d’activité plus fluide. Intégrer un sommaire, des tableaux, des graphiques et des titres explicites pour illustrer les sujets. Rédiger simplement et explicitement chaque point.
Étape 6 Maîtriser le suivi de création et de fabrication : A travers les différentes étapes de la chaîne graphique suivre et maîtriser le planning des différents intervenants pour la réalisation du rapport annuel d’activité : l’agence de communication à travers la création graphique (PAO) (brief / projet graphique / corrections&ajustements / épreuves de contrôle du document BAG & BAT). L’imprimeur à travers la fabrication (flashage, épreuve de contrôle BAR impression, façonnage, livraison / diffusion / routage et/ou une diffusion digitale (ebook, édition électronique, flipbook).
Voici les éléments nécessaires à la conception de votre rapport d’activité professionnel ou associatif : (lire notre article sur comment rédiger un cahier des charges pour un document de communication traditionnelle – print)
Exemple de rapport d’activité AVANT et APRES notre intervention graphique
Notre agence Desjeux Créations basée aux Alleuds (commune délégué de Brissac Loire Aubance, anciennement Brissac Quincé) est proche de Saumur, Doué en Anjou (anciennement Doué la Fontaine), Gennes, les Rosiers, Angers… Nous nous déplaçons dans le 49 Maine et Loire et au delà pour la réalisation du rapport d’activité de votre entreprise ou association ou collectivité.
Un rapport annuel d’activité est un document institutionnel réalisé chaque année après la clôture de l’exercice comptable. On y retrouve différents indicateurs : le bilan financier, le compte de résultats et des informations relatives à l’activité de la société : stratégie, événements marquants de l’année écoulée et perspective d’avenir. Légalement ce document doit être remis aux actionnaires et au commissaire aux comptes, dans les 4 mois qui suivent la fin de l’exercice comptable. Et 15 jours avant l’assemblée générale statutaire des actionnaires. Cette AG plénière permet d’approuver les comptes de la société. Ce rapport annuel doit être déposé au greffe du tribunal de commerce dont dépend le siège social de l’entreprise ou holding (pour les sociétés cotées en bourses uniquement). C’est un outil d’aide à la prise de décision pour le comité de direction et les actionnaires (ou financeurs). Sa publication est souvent très attendue par les marchés financiers et peut influer sur les cours de bourse. Ce rapport est une infographie de la santé de l’entreprise à l’instant T.
Outre le fait qu’il soit obligatoire pour tout chef d’entreprise d’une SA, SARL ou SNC ou une société côté en bourse, le rapport d’activité se doit de présenter de façon claire et cohérente toutes les démarches commerciales, économiques et financières passées, mais aussi les perspectives de développement, les stratégies marketing et les projets de la société pour l’année à suivre. Il permet de rendre compte des résultats, de la compétitivité de l’entreprise et d’analyser de manière prospective les axes d’évolution pour demain.
Les règles générales de rédaction des documents s’appliquent aussi aux rapports : phrases courtes, paragraphes bien structurés, vocabulaire compréhensible. (lire les étapes ci-dessus). Ce rapport est un compte rendu exhaustif du bilan financier, bilan social et sociétal qui permet d’analyser l’année N-1 et de se projeter dans le futur.
La réalisation du rapport d’activité est une obligation qui incombe aux mandataires sociaux (gérant, président…). Le code du commerce imposte a tout gérant de SARL, dirigeant de SNC ou président de SAS ou de SA d’établir ce rapport annuel.
Chaque organisation (association / entreprise / collectivité) a son document de synthèse annuel :
Ce document institutionnel, destiné au conseil d’administration et aux actionnaires et partenaires de l’association ou de l’entreprise est soit imprimé soit dématérialisé au format pdf ou flipbook sur le net.
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