Audit transition numérique
La transition numérique ou digitale est un formidable levier de croissance pour les entreprises / association / organisme publique. Encore faut-il se poser les bonnes questions pour la mener à bien et mobiliser les femmes et les hommes de l’organisation qui sont les moteurs de cette transformation digitale.
Analyse stratégique des organisations :
Etude de cas sur la transition numérique
Nous verrons à travers un exemple de diagnostic stratégique sur la maturité numérique d’une entreprise ou d’une association, la méthodologie pour mener à bien un audit ou diagnostic stratégique sur la transition numérique et la méthodologie d’action.
L’Appui-conseil de notre agence conseil en communication Desjeux Créations, pour l’accompagnement des organisations à leur transformation numérique, cible les organisations qui franchissent le pas de l’anticipation, de l’élaboration d’une stratégie d’investissement et de la mise en œuvre d’un plan de transformation numérique du modèle de l’organisation, de sa chaîne de valeurs, du travail, des compétences…
Notre analyse sur ce changement s’articule en 2 parties : le diagnostic sur la maturité digitale, à partir des entretiens individuels (en présentiel et en distanciel) et des tables rondes de groupe et la stratégie suivant les méthodes d’ethnomarketing & le plan d’action opérationnel de la transformation digitale.
Les 2 étapes clés pour une transformation numérique pertinente
En premier lieu, un diagnostic ou audit numérique sur la maturité de l’organisation et dans un second temps, un plan d’action et de préconisations pour initier le changement autour de bonnes pratiques.
1- La réalisation d’un diagnostic approfondi de la maturité digitale de l’organisation auditée et des modalités de commercialisation de l’offre de produits ou services de l’ordre, des opportunités et menaces liées à la transformation numérique, de repérage des situations à risque pour des salariés …
Notre approche d’enquête pour cet audit utilise la méthode de l’ethnomarketing : une approche anthropologique de la consommation qui analyse les pratiques et les usages. Cette méthode d’analyse permet de comprendre très finement les actions de votre personnel (salarié.e.s, cadres, direction) pour une transformation numérique cohérente qui place l’humain au cœur du système de changement.
Le diagnostic s’articule autour des 4 piliers de la transformation digitale (source TALENCO) :
- TECHNOLOGIQUE : la dimension technologique et matérielle (équipements, qualité des connexions, logiciels …) …
- CLIENT : la nouvelle stratégie, le nouveau « business model », le client BIOPAU (Bavard, Impatient, Omni (au sens d’omni-canal), Partageur, Autonome, Unique), le client (dont la notion même est à (re)définir) au cœur de la chaîne de valeur de l’entreprise, le client et l’offre de services ?
- CONCURRENTIEL : le risque concurrentiel ou non, l’arrivée de nouveaux concurrents …
- SOCIÉTAL : la prise en compte des valeurs du réseau, de son implantation et implication territoriale, des attentes nouvelles comme le respect de l’environnement, des comportements éthiques, des solutions durables, circuits courts, génération « digital natives » …
Ce diagnostic met en lumière l’itinéraire des pratiques numériques par les différents acteurs de l’entreprise / association (salariés, managers, partenaires, clients…) dans leur quotidien : au travail, dans la communication, dans l’échange entre les personnels internes, avec les partenaires, dans la vie privée… On met en exergue les bénéfices et l’apport du numérique au quotidien et on met en évidence les limites, les freins et les faiblesses du digital.
L’enquête de terrain permet également de montrer les atouts de l’entreprise et ses faiblesses face au numérique (technologique, client, concurrentiel et sociétal), ainsi que les points de vigilance (sécurité informatique, respect du RGPD, des règles de la CNIL sur le traitement des données, droit à la déconnexion du salarié…).
2 – Le plan d’action de la transformation de l’organisation, s’articule autour de 4 axes :
• Définir les actions pour chacune des thématiques suivantes : culture digitale, évolution des métiers et des compétences, les nouveaux modes de travail, les nouvelles pratiques managériales et de gouvernance ;
• Pour chaque action définir les objectifs et les résultats attendus ;
• Planifier les actions à travers un calendrier prévisionnel de réalisation ;
• Définir les acteurs associés au déploiement du plan, les types d’aides, les partenariats envisagés.
Pour se saisir de la transformation numérique comme agent de changement au sein de l’entreprise et avec l’écosystème (clients, prospects, fournisseurs, prestataires, état, société civile…), il faut mettre l’humain au centre des préoccupations de la transformation numérique ainsi que les valeurs des organisations.
Dans le cadre des préconisations d’actions pour la transition numérique il faut distinguer plusieurs points :
Tout d’abord, il nous semble important de bien comprendre « la systémique » de l’entreprise ou de l’association dans laquelle différents acteurs interviennent (direction, personnel administratif, personnel technique, administrateurs, actionnaires, clients, professionnels, partenaires…). Ces acteurs ne sont pas impliqués de la même manière dans la transition numérique et doivent donc être formés et informés de manière spécifique.
Il nous semble également fondamental de bien prendre en compte la taille de l’organisation et leurs niveaux disparates de maturité numérique. Chaque entreprise a des compétences techniques, humaines et matérielles très différentes. Il est important de prendre en compte cette disparité dans les actions, pour que chacun avance à son niveau (dans le cadre d’un groupe, d’une franchise, d’un réseau…)
Les actions menées doivent être SMART (spécifiques, mesurables, acceptables, réalistes et temporellement définies). Il est nécessaire d’agir par étapes « step by step » pour prendre en considération le niveau de chaque entreprise et faire grandir tout le monde à la hauteur de son potentiel. L’objectif à atteindre doit être simple à comprendre, clair, précis pour l’ensemble des acteurs.
Les outils numériques ne doivent pas occulter l’importance de l’humain et la rencontre physique en présentiel. Pour favoriser le changement, nous préconisons des actions en présentiel qui permettent d’échanger de manière directe avec les protagonistes du projet et le numérique sert en parallèle et dans un second temps, pour faciliter les échanges à distance. Mais en aucun cas, selon nous, il ne faut occulter cet aspect rencontres physiques et d’échanges entre les équipes, qui est le socle de toute transformation numérique réussie.
En fait, il nous semble nécessaire de raisonner en situation : le numérique n’est ni bien ni pas bien, il n’y a pas de solution parfaite. L’objectif est de mixer distanciel et présentiel en fonction des situations pour extraire les atouts de l’un et de l’autre en fonction des modalités d’action et du potentiel humain de l’organisation.
Les 3 niveaux
de maturité numérique d’une entreprise
Ces actions sont adaptées au niveau de maturité numérique de l’organisation, en lien avec les 3 phases de la transition numérique. (Certaines entreprises sont à la phase 1, d’autre à la 2 et certaines à la 3).
La transformation numérique passe par 3 grandes phases :Poser la problématique avec sagesse autour de quelques réflexions clés
1. L’humain a créé le numérique et le numérique impacte l’humain
• L’évolution numérique, un progrès humain qui nécessite d’évoluer
• Si vous ne bougez pas, vous perdez le contrôle
• Pour évoluer, il faut ÉVALUER
2. évaluer pour évoluer autour de 3 piliers
• Accepter le principe même de changement (Acter que le monde a changé – Démontrer sa capacité à vivre dans le monde d’aujourd’hui – Connaître sa génération, capter ses besoins et chercher à les satisfaire – Communiquer dans le langage et les canaux de communication d’aujourd’hui – Choisir de grandir – Savoir que notre manière de vivre a changé – Apprendre à vivre différemment)
• Changer de paradigme (Le POINT de vue change LE NUMÉRIQUE DÉPLACE LES REPÈRES – On échange différemment – On a plus d’opportunités – On découvre de nouveaux risques, de nouvelles menaces – On apprend à travailler différemment)
• Changer de démarche (Disrupter, c’est changer le changement – Préparer le changement, c’est surfer sur la vague – Provoquer le changement, c’est choisir sa voie – Vivre, c’est changer – Changer, c’est s’amuser)
3. Créer de la valeur
• Se situer : où on en est ? que régulons nous ? analyser les défis du numérique pour vaincre la peur
• S’engager : Où en es-tu ? Culture de gouvernance : de l’analogique au numérique – Que faire ? Inventer un modèle de gouvernance et de régulation adapté à l’environnement numérique (innovation et créativité)
• Agir : Où en es-tu ? Gouvernance et régulation : de la pensée à l’action – Que faire ? Conduite du changement et des réformes.
La transformation numérique / digitale de l’entreprise
impacte toutes les fonctions de l’organisation
Tous les services de l’entreprise sont impactés par ce changement digitale : Ressources humaines – Marketing – Vente / Export – Achats – Comptabilité / Finances – Communication – Juridique – Formation. Pour chaque poste / fonction, il faut définir les actions qui sont menées et les axes d’amélioration pour intégrer ce changement.
Cela nécessite donc d’identifier en interne les experts dans chacun des domaines suivant pour s’appuyer sur leurs compétences et les former pour faire grandir l’ensemble des équipes :
- Protection des données : à travers la sécurité informatique (réseaux, respect des règles CNIL, RGPD, sécurisation du wifi, 4G, serveur…)
- Les outils du travail à distance : outils collaboratifs de gestion, de suivi et monitoring, d’apprentissage et pédagogiques, qui seront utilisés par tous.
- La visible sur Internet : à travers la maîtrise du Webmarketing (référencement SEO, SEA, SEM, marketing inbounding, datamining…)
- La veille opérationnelle : à travers la maîtrise d’outils et technique de veille, suivre les évolutions des métiers, anticiper les innovations à mettre en place, construire le service de formation de demain.
- Le Recrutement & formation interne : utiliser les outils numériques pour recruter des collaborateurs/trices. Mais également former les équipes de l’organisation en interne.
- Le Financement : à travers le financement collaboratif ou crowdfunding (utilisation des plateformes numériques qui proposent des solutions innovantes, fondées sur le principe de l’économie collaborative, pour élargir votre horizon de financements possibles…).
Nous menons les entretiens à travers une écoute bienveillante : notre compétence d’animation de groupe et de mobilisation des équipes est basée sur le sens de l’autre, une approche bienveillante qui ménage les susceptibilités et permet à chacun de s’exprimer et de donner son avis dans un cadre et des règles de consensus dans l’esprit de l’école Palo Alto (écoute, feedback, adaptation et limitation du bruit), pour tendre vers un objectif commun : la définition des valeurs de l’entreprise / association / collectivité.
Des exemples d’outils numériques ou digitaux
Voici une liste non exhaustive des outils numériques :
- La réalité virtuelle ou simulation 3D qui peut servir pour la formation, la médecine, l’immobilier et de nombreux autres domaines.
- Le serious game ou jeux sérieux utilisé en formation, pour s’entraîner ou découvrir un sujet de manière ludique.
- Les plateformes collaboratives pour partager des infos, suivre des projets, manager à distance, travailler à distance (Evernote, Dropbox, google drive, Trello, Hangouts, podio, Slack… source codeur.com)
- L’intelligence artificielle, le big data impacte tous les secteurs (industrie, médecine, aide à la personne, commerce…)
Cette transformation numérique est un atout pour les organisations qui sauront prendre ce virage, mais cela nécessite un accompagnement sur la conduite du changement pour impliquer tous les acteurs de l’entreprise et bien comprendre les freins, les enjeux, les menaces et les opportunités. C’est un enjeu majeur du XXIe siècle. La 4e révolution industrielle autour de l’intelligence artificielle et du big data est en marche, n’hésitez pas à contacter notre agence Desjeux Créations pour vous accompagner dans ce changement digitale. Même si on parle de transition digitale, l’humain reste l’élément centrale de ce changement